Il cooling-off nell’opposizione EUIPO è il periodo iniziale di due mesi destinato alla possibile composizione della controversia prima della fase in contraddittorio. Può arrivare a ventiquattro mesi complessivi se entrambe le parti chiedono tempestivamente la proroga. Negoziare, però, non significa aver chiuso il procedimento: servono atti coerenti, ricevute di deposito e controllo delle scadenze comunicate dall’Ufficio.
Quando inizia il cooling-off e che cosa non significa
Il punto di partenza non è una telefonata tra consulenti né l’invio di una proposta economica. Dopo il controllo di ammissibilità, l’EUIPO comunica alle parti che la fase in contraddittorio inizierà due mesi dopo la ricezione della comunicazione. È il meccanismo previsto dall’articolo 6 del regolamento delegato (UE) 2018/625.
L’ammissibilità non anticipa una vittoria: riguarda l’accesso alla procedura, non l’accertamento definitivo del rischio di confusione o degli altri motivi invocati. Il titolare della domanda e l’opponente devono ancora valutare punti di forza, documenti mancanti e conseguenze commerciali di un eventuale accordo. Il cooling-off non riapre il termine originario per presentare opposizione.
Per inquadrare l’intero percorso, dalla contestazione alla decisione, è utile la guida alla procedura di opposizione EUIPO. Qui l’attenzione è invece sul calendario della trattativa: come ottenere tempo, usarlo concretamente e uscire dalla fase negoziale senza perdere passaggi difensivi.
Le tre verifiche da fare sulla comunicazione dell’Ufficio
La prima attività consiste nell’aprire un prospetto della pratica, conservando la comunicazione integrale e la relativa evidenza di ricezione. Non basta trascrivere una data da un messaggio inoltrato: occorre capire quale documento l’abbia fissata, chi sia il destinatario e se siano intervenute comunicazioni successive.
- Identità del procedimento: numero dell’opposizione, domanda contestata, parti e rappresentanti effettivamente incaricati.
- Perimetro: diritti anteriori invocati e prodotti o servizi coinvolti, distinguendo quelli contestati da quelli estranei alla controversia.
- Calendario: fine del periodo iniziale, termine utile per una richiesta congiunta e successive scadenze già indicate dall’EUIPO.
È prudente assegnare a una persona il controllo dei depositi e a un’altra la raccolta dei documenti aziendali. Il responsabile commerciale può valutare una soluzione, ma non dovrebbe presumere che il legale abbia ricevuto automaticamente ogni aggiornamento. Una trattativa ben condotta richiede decisioni aziendali tempestive e un unico calendario condiviso.
Proroga: due mesi iniziali, fino a ventiquattro complessivi
Le linee guida EUIPO 2026 sulla proroga del cooling-off, in vigore dal 1° luglio 2026, prevedono una proroga di ventidue mesi, entro il tetto totale di ventiquattro. Non sono ventiquattro mesi aggiuntivi e non si tratta di proroghe negoziali illimitate.
Occorrono richieste sottoscritte da entrambe le parti, congiunte oppure separate, presentate prima della scadenza iniziale. Non è necessario motivarle. Se una richiesta arriva tempestivamente e l’altra dopo la scadenza, manca il requisito temporale per concedere la proroga. Un’email alla controparte non sostituisce la comunicazione all’Ufficio.
Non confondere disponibilità negoziale e deposito della richiesta
Prima di considerare acquisito il tempo aggiuntivo, bisogna verificare il testo inviato, il corretto procedimento e le ricevute di entrambe le parti, poi leggere la comunicazione EUIPO. La soluzione operativa più semplice è predisporre il documento nella lingua del procedimento, evitando di creare un ulteriore problema di traduzione.
La proroga del cooling-off è diversa dalla sospensione della procedura. Non si può aggirare il tetto di ventiquattro mesi chiedendo una sospensione negoziale durante quella fase; dopo la sua scadenza un’eventuale sospensione segue regole e presupposti propri. Non va trattata come una continuazione automatica del tempo già ottenuto.
Che cosa preparare mentre si negozia
Il tempo disponibile serve a confrontare soluzioni realistiche, non a rinviare la valutazione del fascicolo. L’opponente dovrebbe verificare la documentazione dei diritti anteriori; il richiedente dovrebbe analizzare l’effettiva interferenza con il progetto commerciale. Per entrambi è utile separare ciò che è indispensabile da ciò che può essere negoziato.
| Passaggio | Documento da controllare | Rischio da prevenire |
|---|---|---|
| Avvio della fase | Comunicazione EUIPO e calendario | Calcolare i termini da una data informale |
| Richiesta di proroga | Richieste e ricevute di entrambe le parti | Confondere una promessa con un deposito tempestivo |
| Valutazione commerciale | Elenco dei prodotti e piano di utilizzo | Accettare limitazioni incompatibili con l’attività prevista |
| Definizione dell’accordo | Testo definitivo e istruzioni di attuazione | Inviare atti procedurali diversi da quelli concordati |
| Conclusione o prosecuzione | Comunicazione dell’Ufficio aggiornata | Lasciare scadere termini mentre si attende una risposta privata |
La negoziazione dovrebbe basarsi su alternative verificabili: prosecuzione della domanda, limitazione sostenibile oppure rinuncia, senza attribuire probabilità di successo non documentate. Una richiesta economica non dimostra da sola la fondatezza dell’opposizione; allo stesso modo, la disponibilità a trattare non prova che la controparte abbia una posizione debole.
Per ragionare sul peso del segno nella valutazione iniziale, il video dello Studio «Marchio forte e marchio debole: differenze» offre un inquadramento introduttivo. Non sostituisce l’analisi della specifica opposizione e non è una spiegazione delle scadenze del cooling-off.
Uscita anticipata dal periodo prorogato: attenzione all’opt-out
La proroga non obbliga a negoziare per tutta la sua durata. Una parte può chiedere espressamente per iscritto l’uscita anticipata, anche senza il consenso dell’altra. Secondo le linee guida, l’EUIPO ne dà conferma e fissa la fine del cooling-off due settimane dopo tale notifica; il contraddittorio inizia il giorno successivo.
L’opt-out è irrevocabile e non viene accettato nell’ultimo mese prima dell’inizio della fase in contraddittorio. Occorre quindi valutare il momento della richiesta, senza inviarla come semplice pressione negoziale. Il passaggio decisivo è acquisire il nuovo calendario dell’Ufficio e organizzare subito gli adempimenti conseguenti.
Accordo, limitazione e ritiro: tre piani da coordinare
Una soluzione commerciale deve tradursi in atti procedurali appropriati. Ritirare la domanda, limitarne l’elenco o ritirare l’opposizione sono operazioni diverse, con conseguenze differenti. Prima dell’invio occorre confrontare l’atto con il testo definitivo dell’accordo e verificare chi debba compiere ciascun passaggio.
Se si eliminano soltanto alcuni prodotti o servizi contestati, l’articolo 6, paragrafo 3, prevede che l’Ufficio chieda all’opponente se mantenga l’opposizione e per quali prodotti o servizi residui. Non si deve quindi presumere che ogni limitazione chiuda integralmente la controversia. Un residuo non considerato può lasciare aperta una parte del procedimento.
La disciplina prevede anche la chiusura quando l’Ufficio viene informato dell’accordo tra le parti. La firma custodita nei soli archivi aziendali, però, non equivale a informare l’EUIPO. È necessario conservare le comunicazioni inviate e controllare il successivo provvedimento, distinguendo gli obblighi contrattuali dalla sorte amministrativa dell’opposizione.
Quando la soluzione comporta una convivenza futura dei segni, occorre approfondire separatamente clausole e limiti dell’accordo di coesistenza. Il presente controllo procedurale non sostituisce la redazione di un contratto adeguato all’attività delle imprese.
Quando è previsto il rimborso della tassa di opposizione
Il rimborso non dipende semplicemente dall’esistenza di un’intesa. L’articolo 6, paragrafo 5, lo collega alla chiusura, prima della fine del periodo rilevante, conseguente al ritiro o alla limitazione della domanda nei casi del paragrafo 2, oppure al ritiro dell’opposizione a seguito della limitazione contemplata dal paragrafo 3.
Non è quindi corretto promettere il rimborso per qualunque ritiro dell’opposizione o per la sola firma dell’accordo. Inoltre, nelle chiusure previste dai paragrafi 2 e 3 prima della scadenza non viene adottata una decisione sulle spese. Questo non significa che i compensi dei professionisti spariscano: accordi economici privati, tassa e spese della procedura vanno distinti e documentati.
Se non c’è accordo: preparare il contraddittorio senza ritardi
La trattativa può non produrre una soluzione accettabile. Le linee guida EUIPO sul completamento dell’opposizione indicano per l’opponente due mesi dalla fine del cooling-off per completare fatti, prove e argomenti e documentare i diritti invocati. Nella pratica va sempre seguito il calendario applicabile, comprese eventuali modifiche formalmente comunicate.
Il richiedente deve organizzare le osservazioni e valutare, quando ne ricorrono i presupposti, la richiesta di prova d’uso nell’opposizione. Continuare a scambiare proposte non sostituisce questi adempimenti. È utile decidere in anticipo quando interrompere l’attesa negoziale e completare il materiale difensivo.
Va distinta anche l’opposizione amministrativa da una contestazione stragiudiziale: gestire una diffida per marchio richiede un esame autonomo delle richieste ricevute. Una soluzione discussa in un contesto non chiude necessariamente ogni controversia tra le stesse imprese.
FAQ sul cooling-off EUIPO
Quanto dura il cooling-off nell’opposizione EUIPO?
Il periodo iniziale è di due mesi dalla ricezione della comunicazione che segue l’ammissibilità dell’opposizione. Se entrambe le parti chiedono tempestivamente la proroga, la durata complessiva può arrivare a ventiquattro mesi. Per la pratica concreta occorre leggere le date comunicate dall’Ufficio.
Basta che una sola parte chieda la proroga?
No. Occorre la richiesta di entrambe le parti prima della scadenza iniziale. È possibile una richiesta congiunta oppure due richieste separate. Una disponibilità informale a negoziare, comunicata soltanto alla controparte, non equivale al deposito necessario presso l’EUIPO.
La proroga obbliga a trattare per tutti i ventiquattro mesi?
No. Nel periodo prorogato una parte può chiedere espressamente per iscritto l’uscita anticipata, senza il consenso dell’altra. La richiesta è irrevocabile ed è soggetta alle regole EUIPO sull’opt-out. Il nuovo calendario va verificato nella comunicazione dell’Ufficio.
Un accordo firmato restituisce sempre la tassa di opposizione?
No. Chiusura della procedura e rimborso sono questioni distinte. L’articolo 6, paragrafo 5, collega il rimborso alle specifiche ipotesi di ritiro o limitazione della domanda e di conseguente ritiro dell’opposizione previste dalla norma, entro il periodo rilevante. I compensi professionali restano separati.
Se la trattativa fallisce, devo presentare una nuova opposizione?
Il cooling-off appartiene a un’opposizione già avviata: il mancato accordo non richiede di ripresentarla. Prosegue la fase in contraddittorio secondo il calendario applicabile. Occorre però rispettare i termini per documenti, argomenti, osservazioni ed eventuale richiesta di prova d’uso, senza presumere che le trattative li sospendano.
Assistenza per negoziazione e calendario dell’opposizione
Prima di chiedere una proroga o autorizzare un ritiro, prepara la comunicazione EUIPO, gli atti già depositati, le proposte ricevute e l’elenco dei prodotti o servizi essenziali per l’impresa. Per valutare insieme strategia negoziale e adempimenti, consulta il servizio dello Studio dedicato alle opposizioni al marchio e alla difesa della domanda. La valutazione richiede l’esame dei documenti e non implica una garanzia di risultato.
Informazioni generali aggiornate alla data indicata, non sostitutive di una consulenza sulla singola pratica. Fonti normative e linee guida ufficiali sono collegate nei paragrafi pertinenti.