Aggiornato al 21 ottobre 2026. A cura della Redazione Coviello Marchi – Studio Legale Coviello. Questo contributo ha finalità informativa e non sostituisce l’esame del fascicolo concreto.
La rappresentanza EUIPO è spesso trattata come un dato amministrativo da compilare alla fine del modulo. Per un’impresa con sede fuori dallo Spazio economico europeo, invece, è una scelta che incide sulla continuità della procedura. Una domanda formalmente depositata può generare comunicazioni su prodotti e servizi, impedimenti assoluti, rivendicazioni di priorità, opposizioni o richieste di prova. Se il canale di rappresentanza non è pronto, il problema non è soltanto ricevere una lettera: è comprenderne l’effetto, assegnare la responsabilità della risposta e rispettare il termine applicabile.
L’articolo 119 del regolamento sul marchio dell’Unione europea stabilisce la regola generale e l’eccezione per i soggetti senza collegamento effettivo con il SEE. Le Direttive EUIPO 2026 sulla rappresentanza professionale, in vigore dal 1° luglio 2026, precisano chi può agire e come l’Ufficio gestisce la nomina. Prima di depositare è utile coordinare questa verifica con una ricerca di anteriorità sui registri UIBM, EUIPO e WIPO: rappresentanza e disponibilità del segno rispondono a domande diverse, ma appartengono allo stesso controllo iniziale.
Quando il rappresentante EUIPO è obbligatorio
L’articolo 119, paragrafo 1, parte dal principio che nessuno debba essere rappresentato per forza. Il paragrafo 2 introduce però una regola specifica per la persona fisica o giuridica che non abbia nel SEE né il domicilio, né la sede principale, né uno stabilimento industriale o commerciale reale ed effettivo. Per questi soggetti la rappresentanza conforme all’articolo 120 è obbligatoria in tutti i procedimenti previsti dal regolamento, con una sola eccezione espressa: il deposito della domanda di marchio UE.
Ciò significa che una società statunitense, britannica, svizzera o degli Emirati Arabi Uniti può tecnicamente presentare la domanda senza un rappresentante. L’esenzione non trasforma però il titolare in un interlocutore autonomo per tutta la vita della pratica. Appena la procedura richiede un atto successivo, EUIPO può esigere la nomina di un professionista abilitato. La FAQ ufficiale EUIPO sulla domanda e registrazione richiama espressamente l’obbligo per i richiedenti stabiliti fuori dal SEE.
| Situazione | Regola pratica | Controllo da fare |
|---|---|---|
| Richiedente con domicilio o sede principale nel SEE | Può agire personalmente; può comunque nominare un rappresentante. | Verificare che indirizzo e forma giuridica siano coerenti con i documenti societari. |
| Richiedente extra SEE senza stabilimento effettivo nel SEE | Può depositare la domanda, ma deve essere rappresentato negli atti successivi. | Preparare la nomina prima di rilievi, pubblicazione e opposizioni. |
| Richiedente extra SEE che invoca uno stabilimento nel SEE | L’esistenza nominale di una sede non basta. | Documentare attività reale ed effettiva, funzioni, personale e continuità. |
| Più richiedenti che agiscono insieme | Deve essere individuato un rappresentante comune secondo le regole applicabili. | Allineare titolarità, quote, istruzioni e recapiti prima del deposito. |
Stabilimento nel SEE: perché una casella postale non basta
La verifica non si esaurisce nell’indicare un indirizzo europeo. La norma parla di uno stabilimento industriale o commerciale reale ed effettivo. Nel fascicolo conviene quindi poter ricostruire quale attività venga svolta, da chi, con quali mezzi e con quale continuità. Una controllata operativa, una filiale con funzioni commerciali o un’organizzazione stabile possono essere rilevanti; un recapito meramente formale espone invece a contestazioni o richieste di chiarimento.
Il controllo deve riguardare il soggetto che figura come richiedente, non genericamente il gruppo. Se il marchio è depositato dalla capogruppo extra SEE mentre le operazioni europee sono svolte da un’altra società, il collegamento economico non va dato per scontato. Occorre decidere prima chi sarà titolare, chi impartirà istruzioni e chi sosterrà i costi della tutela. Correggere dopo il deposito una catena di titolarità incoerente è più complesso che impostarla correttamente all’inizio.
Chi può rappresentare davanti a EUIPO
L’articolo 120 del regolamento distingue, in sintesi, tra avvocati abilitati in uno Stato del SEE con sede professionale nel SEE e mandatari abilitati iscritti nell’elenco tenuto dall’Ufficio. Non basta definirsi consulente in proprietà intellettuale: occorre verificare la base giuridica che consente al professionista o all’associazione di rappresentanti di agire davanti a EUIPO.
Per i soggetti stabiliti nel SEE esiste anche la rappresentanza tramite dipendente prevista dall’articolo 119, paragrafo 3, comprese alcune ipotesi di società economicamente collegate. È una figura diversa dalla rappresentanza professionale. Prima di utilizzarla bisogna documentare il rapporto di lavoro, i collegamenti tra le società e l’estensione dell’incarico. Quando più imprese del gruppo condividono il portafoglio, un semplice organigramma non sostituisce la prova richiesta.
Il deposito senza rappresentante non elimina l’urgenza
L’eccezione per il solo deposito consente di ottenere una data di presentazione, ma non dovrebbe essere letta come una strategia ordinaria. La domanda contiene scelte difficili da cambiare: segno, richiedente, prodotti e servizi, eventuale priorità. Un professionista coinvolto solo dopo una comunicazione dell’Ufficio potrebbe trovare margini già ridotti. Per le estensioni internazionali, inoltre, conviene coordinare la procedura UE con la priorità del marchio e il termine di sei mesi.
Nomina, procura e comunicazioni: cosa preparare
La nomina deve identificare correttamente rappresentato e rappresentante, con dati coerenti rispetto al fascicolo. In via generale EUIPO non richiede una procura firmata per ogni atto compiuto da un rappresentante professionale; può tuttavia richiederla e, in procedimenti con più parti, anche l’altra parte può sollecitarne il deposito secondo le regole applicabili. È quindi prudente conservare un documento di incarico chiaro, anche quando non debba essere immediatamente trasmesso all’Ufficio.
L’incarico dovrebbe disciplinare almeno: segno e numero di domanda; territori; procedimenti compresi; persone autorizzate a impartire istruzioni; regole per approvare spese e transazioni; recapiti per le urgenze; gestione delle scadenze; revoca e passaggio del fascicolo. Per un portafoglio già esistente è opportuno verificare anche registri, licenze e indirizzi. La guida sul cambio di rappresentante EUIPO e sulle notifiche del fascicolo approfondisce il passaggio operativo dopo la nomina.
Cosa accade se la rappresentanza manca
Quando la rappresentanza è obbligatoria e manca, l’Ufficio invita normalmente a regolarizzare la posizione entro il termine indicato nella comunicazione. Le conseguenze dipendono dall’atto e dalla fase: la domanda, una richiesta o un atto processuale possono essere esposti a rigetto o a conseguenze procedurali sfavorevoli se l’irregolarità non viene sanata. Non è corretto applicare automaticamente la stessa risposta a ogni fascicolo: occorre leggere il provvedimento, identificare la base normativa e verificare quali rimedi siano ancora disponibili.
Il rischio aumenta in opposizione. Una comunicazione sul rappresentante può sovrapporsi ai termini per negoziare, produrre fatti e prove o rispondere agli argomenti dell’altra parte. La guida sull’opposizione EUIPO, termini e strategia difensiva spiega perché il calendario processuale deve essere governato come un unico dossier. Nel sistema di Madrid, invece, un titolare extra SEE che riceve un rifiuto riguardante l’Unione europea deve coordinare WIPO ed EUIPO; si veda l’approfondimento sul rifiuto provvisorio WIPO di un marchio internazionale.
Costi: separare tasse ufficiali e compensi professionali
La nomina di un rappresentante non modifica la tassa ufficiale di deposito del marchio UE. Alla data di aggiornamento, la tabella ufficiale EUIPO indica per la domanda individuale online 850 euro per una classe, 50 euro per la seconda e 150 euro per ciascuna classe dalla terza in poi. I compensi del professionista non sono tariffe EUIPO e dipendono dall’attività richiesta: deposito, ricerca, risposta a rilievi, opposizione, sorveglianza o gestione di portafoglio.
Un preventivo utile distingue le tasse ufficiali dai compensi e chiarisce quali attività sono incluse. Il costo non dovrebbe essere valutato soltanto all’atto del deposito: per un’impresa extra SEE contano anche monitoraggio delle comunicazioni, istruzioni in più fusi orari, traduzioni, coordinamento con consulenti locali e gestione delle decisioni urgenti.
Checklist prima di indicare il rappresentante
- identificare il richiedente e verificare sede, forma giuridica e poteri di firma;
- stabilire se esiste nel SEE uno stabilimento reale ed effettivo riferibile proprio al richiedente;
- verificare l’abilitazione del professionista o dell’associazione davanti a EUIPO;
- allineare segno, elenco di prodotti e servizi, priorità e strategia territoriale;
- definire chi impartisce istruzioni e chi approva costi, limitazioni o accordi;
- registrare tutte le scadenze con almeno un responsabile sostitutivo;
- conservare incarico, eventuale procura, visure societarie e prove dei collegamenti di gruppo;
- predisporre un protocollo per rilievi, opposizioni e rinnovi futuri.
Domande frequenti sulla rappresentanza EUIPO
Una società extra SEE può depositare da sola un marchio UE?
Sì, l’articolo 119, paragrafo 2, esclude il solo deposito della domanda dall’obbligo di rappresentanza. Per gli atti e i procedimenti successivi la società deve però essere rappresentata secondo l’articolo 120.
Una sede virtuale nell’Unione europea evita l’obbligo?
Non necessariamente. La norma richiede uno stabilimento industriale o commerciale reale ed effettivo nel SEE. Un indirizzo privo di attività sostanziale non offre, da solo, una base affidabile.
Qualsiasi consulente marchi può agire davanti a EUIPO?
No. Occorre rientrare in una delle categorie autorizzate dall’articolo 120 e rispettare i requisiti relativi all’abilitazione e al luogo di attività nel SEE.
La procura firmata deve sempre essere depositata?
Non in ogni pratica. EUIPO può richiederla e, nei procedimenti con più parti, la sua produzione può essere sollecitata nei casi previsti. È comunque opportuno conservarla in modo coerente con l’incarico.
Il rappresentante può ricevere tutte le comunicazioni del fascicolo?
Dopo una nomina valida, le comunicazioni dell’Ufficio vengono gestite secondo i dati di rappresentanza registrati. Per evitare vuoti operativi è essenziale verificare che la nomina sia stata acquisita e che i recapiti siano corretti.
Per verificare il collegamento del richiedente con il SEE, impostare il deposito e organizzare la gestione delle comunicazioni, è possibile richiedere una consulenza specifica sui marchi dello Studio Legale Coviello. L’analisi parte dal soggetto titolare, dal segno, dai prodotti e servizi e dalle scadenze già aperte.
Nota sulle fonti e sui dati. Il contenuto è basato sul regolamento (UE) 2017/1001, sulle Direttive EUIPO 2026 e sulle pagine ufficiali EUIPO consultate il 21 ottobre 2026. Il connettore Search Console non ha restituito dati perché l’account risulta privo di abbonamento attivo; non sono quindi riportate impression, clic, CTR o stime di domanda.